Quando i progetti rallentano in cantiere: ecco cosa fare
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Il punto critico non è iniziare un progetto: è passare il testimone tra un reparto e l’altro.
Pensate a una staffetta: il commerciale chiude il preventivo e deve passare la pratica all’amministrazione per i pagamenti. Se il passaggio è fluido, il progetto accelera.
Se il testimone cade… tutto si blocca.
Nella vita reale, questo accade più spesso di quanto si pensi: email dimenticate, messaggi persi, aggiornamenti non comunicati. Il risultato? ritardi, confusione, costi aggiuntivi.
Workflow tradizionali: perché non bastano
Molte aziende ancora oggi si affidano a:
fogli Excel multipli;
email continue tra reparti;
telefonate e messaggi improvvisati.
Questo approccio porta a tre grandi problemi:
Mancanza di tracciabilità: non sai chi ha completato cosa e quando;
Ritardi e duplicazioni: le stesse informazioni vengono richieste più volte;
Affidabilità scarsa: i dati sono sparsi, incompleti o facilmente dimenticati.
Non sono “imprevisti”: sono costi vivi causati da processi inefficienti.
Le conseguenze sui progetti e sull’azienda
Quando un workflow non è chiaro o non è collegato tra reparti:
Le commesse si bloccano in attesa di approvazioni;
Gli errori si accumulano, richiedendo correzioni manuali;
La comunicazione interna diventa caotica;
La produttività generale cala e aumentano i rischi di insoddisfazione del cliente.
In aziende medio-grandi o general contractor, il rischio è ancora maggiore perché più persone e reparti devono coordinarsi contemporaneamente.
Workflow digitali: come prevenire i problemi
La soluzione non è solo reagire agli imprevisti: è prevenirli digitalizzando e centralizzando i processi.
Con una piattaforma come Planybuild, puoi:
Disegnare workflow personalizzati per ogni tipo di commessa;
Collegare un workflow al successivo, garantendo continuità operativa;
Assegnare risorse e reparti a fasi specifiche, rispettando ruoli e responsabilità;
Collegare offerte e preventivi direttamente al workflow, così che lo stato si aggiorni automaticamente;
Monitorare in tempo reale l’avanzamento delle attività e le scadenze, senza dover rincorrere informazioni.
Esempi concreti di workflow ottimizzati
Dalla chiusura del preventivo alla contabilità:
Il commerciale completa la fase di vendita e il workflow passa automaticamente all’amministrazione per i pagamenti, senza email o telefonate supplementari.Gestione risorse e permessi:
Una fase delicata (revisione tecnica o negoziazione budget) può richiedere un esperto aggiuntivo. Con Planybuild, lo si inserisce senza modificare il flusso standard e senza bloccare le altre attività.Aggiornamento automatico offerte:
Un’offerta rifiutata passa automaticamente dallo stato “In lavorazione” a “Persa”, evitando confusione e dati non affidabili nel forecasting.
Perché centralizzare i processi è fondamentale
Centralizzare e digitalizzare significa avere:
Tutto sotto controllo in un’unica piattaforma;
Migliore visibilità su più commesse contemporaneamente;
Risparmio reale di tempo e riduzione degli errori;
Una piattaforma che si adatta ai processi dell’azienda, anche multilivello e complessi.
Digitalizzare i workflow non è solo una questione tecnologica: è una scelta strategica.
Ogni passaggio automatico significa meno ritardi, meno errori, maggiore efficienza.
Con Planybuild, sviluppato dalla PMI innovativa GeckoWay, puoi finalmente:
Collegare ogni fase dei tuoi processi;
Gestire risorse e reparti in modo flessibile;
Centralizzare dati, offerte e attività;
Prevenire imprevisti e reagire rapidamente quando servono interventi mirati.